Vakantie? Laat Outlook het werk doen!

Het is vandaag voor velen de eerste dag van de vakantie. Natuurlijk heb je daar zin in, maar wat gebeurt er, in de twee of drie weken dat je weg bent (van kantoor), met je mailbox? Wij kunnen ons heel goed voorstellen dat je er tegenop kunt zien om over een paar weken je mailbox weer te openen;

beach2

 

Graag geven we een paar tips om je e-mail sneller te kunnen verwerken. De stress die je ervaart bij terugkomst is voor een groot deel niet nodig. Laat Outlook het werk voor je doen;

 

JA/NEE sticker
Vergelijk je inbox met je deurmat thuis. Op veel brievenbussen prijkt een ja/nee sticker. Men besluit daarmee grotendeels zelf wat er op de deurmat valt. Algemene folders en spam filter je er op deze manier al uit. Voor geadresseerde folders of reclame meld kun je je direct af. Doe dit ook voor oninteressante nieuwsbrieven die je in Outlook ontvangt, het scheelt je tijd.

 

Filteren
Automatische meldingen van ICT, mails met het woord ‘gebak’ of ‘taart’, nieuwsbrieven van de personeelsvereniging of mails met vakinhoudelijke tips. Dit zijn meestal niet de e-mailberichten die je na je vakantie als eerste wilt lezen. Laat ze door middel van een ‘regel’ binnenkomen in een speciale map. Zet deze map vervolgens bij je favorieten, zodat je er direct zicht op hebt. Dankzij de regels archiveert Outlook meteen een heleboel mail in een map die jij kiest. Als je dan terugkomt van vakantie, hoef je een stuk minder sorteerwerk te doen. Vergeet niet: het instellen van regels is een van de meest efficiënte toepassingen van Outlook. Na je vakantie vink je de ingestelde regels gewoon weer uit! Of wie weet vind je het zo handig, dat je ze laat aanstaan.

 

Gespreksweergave
In je telefoon of in Webmail, worden e-mailberichten vaak standaard gegroepeerd op onderwerp weergegeven. Herken je dat? In Outlook staan standaard alle e-mailberichten over hetzelfde onderwerp ‘los’ verspreid in je Inbox. Zeker als je terugkomt van vakantie, scant het natuurlijk veel makkelijker en sneller als de mails over hetzelfde onderwerp bij elkaar staan.
Hoe doe je dat? Rangschik je e-mails op ‘datum’ of ‘ontvangen’, ga naar tabblad Beeld en vink het vakje voor Gespreksweergave aan. Nu worden alle e-mailberichten over hetzelfde onderwerp gegroepeerd weergegeven. Slim & snel!

 

Succes met de voorbereidingen… en o ja, fijne vakantie!

 

15 juli
2016

Auteur


Thijs Parée